Social Media Leitfaden für politische Akteure

Sie öffnen am Montag drei Konten, finden eine unbeantwortete Bürgerfrage vom Freitag, einen Entwurf ohne Freigabe und eine Sitzung, zu der noch ein Beitrag entstehen soll. Vielleicht betreuen Sie die Kanäle einer Gemeinde neben der Sacharbeit, vielleicht führt ein Kreisverband seine Profile mit wechselnden Personen, vielleicht beginnt eine Kandidatur wenige Wochen vor der Wahl. Ein guter Social Media Leitfaden ordnet diese Lage, bevor der nächste Beitrag entsteht. Er klärt Rolle, Zielgruppen, Freigaben und den Umgang mit Menschen, die politische Inhalte nur beiläufig sehen.

Wozu der Leitfaden vor dem ersten Beitrag

Viele politische Teams übernehmen gewachsene Kanäle mit ungeklärten Zugängen, wechselnden Zuständigkeiten und Beiträgen, die kurz vor einem Termin entstehen. Ein Leitfaden verwandelt diese Gewohnheit in eine feste Ordnung. Er beantwortet vor der ersten Veröffentlichung, wofür ein Kanal arbeitet und woran Ihr Team den Aufwand nach vier Wochen misst.

Fünf Festlegungen zu Beginn

• Ziel bestimmen: Sie benennen ein erreichbares Ergebnis für die kommenden drei Monate, beispielsweise regelmäßige Bürgerinformation oder Anmeldungen zu Terminen.
• Menschen eingrenzen: Sie beschreiben die Gruppen, die Sie erreichen möchten, nach Ort, Alter und konkretem Anliegen.
• Kanalaufgaben trennen: Jeder Kanal erhält eine eigene Aufgabe und ein eigenes Format.
• Freigabe regeln: Sie legen fest, wer Alltägliches veröffentlicht und wer sensible Inhalte gegenliest.
• Kennzahl wählen: Sie bestimmen eine Handlung, an der Sie Erfolg erkennen, beispielsweise eine beantwortete Anfrage.

Ihre Rolle bestimmt die weiteren Regeln. Eine Verwaltung informiert neutral, beantwortet auch kritische Fragen und stellt amtliche Inhalte zusätzlich auf der eigenen Website bereit. Kandidatinnen und Kandidaten werben in einem begrenzten Zeitraum und kennzeichnen bezahlte Reichweite klar. Fraktionen und Verbände halten ein Thema über Monate sichtbar und stimmen öffentliche Beiträge mit ihrer Mitgliederinformation ab. Wenn Sie diese Rolle zuerst festhalten, klären sich Ton, Freigabe und Werbung deutlich leichter.

Kanäle nach Zielgruppe und Nutzung

Sie erreichen mit einem Kanal nur die Menschen, die ihn in ihrem Alltag bereits nutzen. Laut ARD/ZDF-Medienstudie 2025 zur wöchentlichen Nutzung sozialer Netzwerke nutzten 63 Prozent der deutschsprachigen Bevölkerung ab 14 Jahren soziale Netzwerke mindestens wöchentlich, was rund 44 Millionen regelmaessigen Nutzerinnen und Nutzern entspricht. Die Studie zur Reichweite und Nutzungsdauer im Alltag (ARD/ZDF-Medienstudie 2025) beziffert die tägliche Reichweite mit 35 Prozent bei etwa 30 Minuten durchschnittlicher Nutzungsdauer auf Basis von 2.512 Befragten ab 14 Jahren.

Wachstum bedeutet hier nicht mehr Ausweitung in die Breite, sondern Vertiefung bei bestimmten Gruppen. Die Auswertung der ARD/ZDF-Medienstudie 2025 zum verlangsamten Zuwachs der Social-Media-Nutzung zeigt fuer 2025 nur noch rund 3 Prozentpunkte Zuwachs nach etwa 8 Prozentpunkten im Vorjahr. Fuer Ihren Leitfaden folgt daraus eine einfache Regel. Planen Sie fuer Nebenbei-Kontakt, also fuer Buergerinnen und Buerger, die Politik im Feed eher zufaellig sehen, und verteilen Sie Ihre Kraft nach Alter und Anlass statt nach Bauchgefuehl.

Zwei Datenarten sauber trennen

Die wöchentliche Nutzung in der Gesamtbevölkerung ist die eine Datengrundlage, gezielte Wahlinformation die andere. Die Ergebnisse der ARD/ZDF-Medienstudie 2025 zu Instagram, Facebook und TikTok in der wöchentlichen Nutzung weisen fuer Instagram 40 Prozent, fuer Facebook 31 Prozent und fuer TikTok 20 Prozent aus. Bei TikTok gilt zusaetzlich, dass nach den Altersdaten der ARD/ZDF-Medienstudie 2025 zur TikTok-Nutzung der 14- bis 29-Jaehrigen ungefaehr jede zweite Person zwischen 14 und 29 Jahren die Plattform regelmaessig nutzte.

YouTube und X lesen Sie anders. Der Bitkom-Studienbericht zur Bundestagswahl 2025 nennt X mit 35 Prozent innerhalb der sozialen Netzwerke fuer Wahlinformationen, waehrend 60 Prozent der untersuchten 703 Kandidatinnen und Kandidaten einen YouTube-Kanal besassen. Das beschreibt Praesenz und gezielte Suche, nicht die woechentliche Reichweite bei allen Buergerinnen und Buergern. Verwechseln Sie beide Ebenen nicht, sonst ueberschaetzen Sie die Breite und unterschaetzen die Tiefe.

Kanal	Zahl und Basis	Politische Aufgabe	Format	Kennzahl
Instagram	40 Prozent wöchentlich, Bevölkerung ab 14 Jahren	Breite Sichtbarkeit für Personen und Themen	Reel, Karussell, Bild mit kurzer Zeile	Reichweite, Speicherungen, Profilbesuche
Facebook	31 Prozent wöchentlich, Bevölkerung ab 14 Jahren	Lokale Termine, ältere und organisationsnahe Gruppen	Beitrag, Veranstaltung, Kommentar	Kommentare mit Ortsbezug, Anmeldungen
TikTok	20 Prozent wöchentlich, etwa jede zweite Person von 14 bis 29 Jahren	Junge Zielgruppen und Interaktion	Senkrechtes Kurzvideo mit gesprochenem Satz	Interaktionen und Videoaufrufe
YouTube	60 Prozent der 703 untersuchten Kandidatinnen und Kandidaten mit Kanal	Erklärung und Aufzeichnung	Video mit klarem Titel	Aufrufe und Wiedergabedauer
X	35 Prozent der Wahlinformation innerhalb sozialer Netzwerke, Bitkom 2025	Kurze Einordnung für fachlich interessierte Kreise	Ein belegter Satz	Fachliche Antworten, Reichweite nur als Nebenwert

Arbeiten Sie mit der Logik des jeweiligen Kanals. Instagram traegt Person und Anliegen im Bild, Facebook traegt Termin, Verein und Gespraech im Ort, TikTok braucht einen gesprochenen Satz im Video. Derselbe Text ueberall spart Zeit und kostet Wirkung. Eine Uebersicht zu allen Social Media Plattformen im Vergleich hilft Ihnen bei der Einordnung, ersetzt jedoch keine Entscheidung fuer Ihre konkrete Zielgruppe.

Messen Sie eine qualifizierte Handlung, etwa einen Kommentar mit Ortsbezug, einen gespeicherten Beitrag, eine Direktnachricht oder eine Anmeldung.

Wenn Ihr Team nur einen Kanal zuverlaessig betreuen kann, waehlen Sie ihn nach Alter und Anliegen Ihrer wichtigsten Gruppe. Ein Kanal mit festen Antwortzeiten wirkt staerker. Vier ruhende Profile wirken gar nicht.

Botschaften für den zufälligen Feed

Eine Mutter scrollt am Abend durch Familienfotos, ein Vereinsmitglied liest eine Terminankündigung, ein Pendler schaut ein kurzes Video. Politische Informationen erreichen diese Menschen selten auf der Suche, sondern zwischen anderen Inhalten. Der Info-Monitor 2025 der Medienanstalten zeigt, dass Informationen über Social Media und Streamingdienste überwiegend beiläufig und ungezielt konsumiert werden. Gezielt nutzen, mit Ausnahme von YouTube, jeweils weniger als zehn Prozent der Bevölkerung einzelne Plattformen zur Information über das aktuelle Zeitgeschehen.

Für Kommunen und Bürgermeisterwahlkämpfe hat das besondere Bedeutung, weil lokale Themen den Alltag berühren und dennoch selten aktiv gesucht werden. Ein Beitrag im Feed ist kein Vortrag, sondern ein Satz, der im Vorbeigehen verständlich sein muss. Diese Nebenbei-Kommunikation braucht Wiedererkennbarkeit, einen lokalen Bezug und eine konkrete nächste Handlung. Eine höhere Zahl an Beiträgen ersetzt das nicht.

Vier Schritte für jeden Beitrag

1. Thema in einem Satz erklären: Sie schreiben ohne Amtsdeutsch, was geschieht. Beispiel: Die Straße Am Bahnhof bleibt ab dem 3. März für zwei Wochen gesperrt.
2. Regionale Auswirkung zeigen: Sie nennen Straße, Gebühr, Termin oder betroffene Personengruppe. Anwohnerinnen und Anwohner erfahren, welche Umleitung gilt und wen die Sperrung besonders trifft.
3. Verantwortliche Person sichtbar machen: Name und Rolle schaffen Zuordnung. Das Bauamt, eine Fraktionssprecherin oder ein Kandidat erscheint als erkennbare Ansprechperson.
4. Quelle oder nächste Handlung nennen: Sie verweisen auf die Bekanntmachung, die Sitzungsunterlage, einen Antrag oder eine Sprechstunde. Leserinnen und Leser können die Aussage prüfen oder direkt handeln.

Bei einem Beitrag zu Kita-Gebühren nennen Sie die Gebührenspanne, die zuständige Person mit Rolle und die Sprechstunde am Donnerstag. Auf TikTok trägt der gesprochene Satz, auf Instagram das Bild mit einer kurzen Zeile, auf Facebook der lokale Anlass mit Termin und Ort. Hinweise zur inhaltlichen Vorbereitung finden Sie im Beitrag zu Content für Social Media.

Prüfen Sie drei ältere Beiträge an diesem Raster und streichen Sie Formulierungen, die ohne Vorwissen unverständlich bleiben. Wer diese vier Schritte einhält, produziert Botschaften, die sich leichter freigeben, datenschutzrechtlich prüfen und in einer zugespitzten Debatte ruhig erklären lassen. Für Kandidatinnen und Kandidaten, die ihren Kanal selbst führen, sei auf das Mentoring: Social Media im Wahlkampf verwiesen. Ein Redaktionsplan, der neben Beruf, Familie und Straßenwahlkampf tragfähig bleibt, entsteht leichter, wenn jede Botschaft dieser Prüfung standhält.

Zuständigkeiten Freigabe und Datenschutz

Für Kommunen, Parteien und Fraktionen ist der Social Media Leitfaden zugleich Arbeitsordnung und Datenschutzdokument. Die Handreichung des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit verlangt für öffentliche Stellen unter anderem Transparenz nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, Informationen nach Artikel 13 DSGVO sowie technisch-organisatorische Schutzmassnahmen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen nach Artikel 25 DSGVO.

Daraus folgt für die Praxis weniger, als viele befürchten. Nicht jedes Foto braucht ein Gutachten, aber jede Verarbeitung braucht einen Zweck und eine Person, die dafür geradesteht. Ein Beitrag über eine Strassensperrung bleibt harmlos. Eine Direktnachricht, in der sich jemand mit Name, Adresse und Anliegen meldet, ist ein Datenschutzvorgang, für den eine Zuständigkeit feststehen muss.

Soziale Netzwerke bleiben dabei ein Parallelmedium. Politische oder amtliche Informationen erscheinen zusätzlich auf der eigenen Website oder über einen anderen kontrollierbaren Kanal. Diese Festlegung schützt Ihre Arbeit bei Kontosperren, Algorithmusänderungen und Zugangsproblemen, weil die verbindliche Information an einem eigenen Ort auffindbar bleibt.

Sieben Punkte schriftlich festhalten

Eine schlanke Wochenstruktur genügt für viele Teams: zwei planbare Beiträge, ein festes Zeitfenster für Antworten und eine benannte Vertretung. Ein Social Media Redaktionsplan als Vorlage bildet diese Routine ab, sofern Zuständigkeiten und Freigaben darin sichtbar werden. Die folgende Übersicht ist der Ort, an dem die Regel steht; die mittlere Spalte trägt jeweils die konkrete Anweisung.

Vorgabe	Was schriftlich feststeht	Typischer Ausfall
Verantwortlichkeit	Eine namentlich benannte Person je Kanal plus Vertretung, Zugriff über persönliche Konten	Gemeinsames Passwort ohne Namen
Freigabe	Zwei Stufen: Alltag und Amtsinformation gegenlesen lassen, Wahlwerbung zusätzlich durch die Leitung	Jeder veröffentlicht ohne Gegenlesen
Reaktionszeit	Frist für Bürgerfragen und Kritik, auch in Vertretung, etwa ein Werktag	Kanal wird nur vormittags angesehen
Moderation	Bleiben, antworten, ausblenden oder löschen, jeweils mit Begründung	Löschen ohne nachvollziehbaren Grund
Dokumentation	Datum, Account, Löschgrund und Link zur Quelle	Keine spätere Rekonstruktion
Parallelmedium	Dieselbe Information auf der eigenen Website	Inhalt nur auf der Plattform
Daten bei Kontakt und Werbung	Zweck, Rechtsgrundlage, Minimum und Aufbewahrungsfrist je Formular	Nachrichten und Gewinnspieldaten ohne Ende

Die Freigabe entscheidet auch über den Ton. Wer zum ersten Mal etwas von der Gemeinde liest, weil der Beitrag nebenbei im Feed auftaucht, braucht eine Antwort, die ohne Vorwissen verständlich bleibt. Klären Sie deshalb mit der Freigabe auch, wer solche Nachrichten beantwortet und wer sie an ein Fachamt weiterleitet.

Eskalation in zwei Stufen: Eine kritische Nachricht beantwortet die Kanalverantwortung mit einer abgestimmten Formulierung. Erst wenn Personendaten, rechtliche Fragen oder eine drohende Berichterstattung im Spiel sind, entscheidet die Leitung.

Wenn eine Person Ihr Team verlässt, ändern Sie Zugänge, übertragen offene Anfragen und vermerken die neue Verantwortlichkeit mit Datum. Eine kurze Übergabe mit dem Stand der Freigaben verhindert, dass der Kanal bei Krankheit oder Kontosperre verstummt.

Regeln für bezahlte politische Werbung

Seit dem 10. Oktober 2025 gilt die EU-Verordnung über die Transparenz und das Targeting politischer Werbung vollständig. Die Mitteilung der Europäischen Kommission zu den Leitlinien beschreibt, dass die Verordnung politische Anzeigen online und offline erfasst und bezahlte politische Werbung eindeutig als solche erkennbar sein muss. Zusätzlich sind grundlegende Angaben zum Sponsor, zu den Kosten und dazu erforderlich, ob die Anzeige auf ein bestimmtes Publikum ausgerichtet wurde.

Die Regeln betreffen grosse Parteien ebenso wie kommunale Wahlkämpfe, sofern politische Werbung eingesetzt wird. Vor der Schaltung dokumentieren Sie Auftraggeber, Finanzierung, Zielgruppe und den betroffenen politischen Prozess. Eine Anzeige ohne diese Angaben bleibt unveröffentlicht, auch wenn Motiv und Text bereits fertig vorliegen.

Personalisierung gesondert prüfen

Nach den Fragen und Antworten der Landesbeauftragten für den Datenschutz Brandenburg darf personalisierte politische Online-Werbung nach Artikel 18 grundsätzlich nur eingesetzt werden, wenn die personenbezogenen Daten unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden und eine ausdrückliche Einwilligung für diesen Zweck vorliegt. Profiling auf Grundlage besonders geschützter Daten wie politischer Meinung oder Gesundheitsdaten ist ausgeschlossen.

Die Auswahl einer Altersgruppe oder eines Wohnorts im Werbekonto ersetzt diese Prüfung nicht. Klären Sie vor jeder Ausspielung die Datenquelle, die Einwilligung und die Frage, ob geschützte Merkmale mittelbar verwendet werden. Halten Sie interne Regeln, ein Protokoll und Informationen über die Targetingmethoden bereit.

Eine vertiefende Einordnung bietet der Beitrag zur TTPW-Verordnung für politische Werbung. Organische Beiträge und bezahlte Anzeigen führen Sie als getrennte Wege in Ihrem Leitfaden, damit Zuständigkeit, Kennzeichnung und Budget jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Ihre Freigabefragen vor jeder Anzeige lauten: Wer ist Sponsor, welche Kosten entstehen, welche Zielgruppe erhält die Anzeige, welcher politische Prozess ist betroffen, woher stammen die Daten und wer hat die Schaltung freigegeben?

Praxis in Kommune Wahlkampf und Verband

Die gemeinsame Ordnung bekommt Kontur, wenn Sie sie auf eine Rolle zuschneiden. Drei Beispiele zeigen das: Verwaltung, Kandidatur und Verband. Bei allen dreien zählt die Nebenbei-Kommunikation, also der Moment, in dem jemand den Beitrag zwischen anderen Inhalten sieht und Politik nicht aktiv sucht.

Gemeindeverwaltung mit festem Rhythmus

Eine Verwaltung nutzt Facebook für Termine und Instagram für nachvollziehbare Bilder aus dem Ort. Ein fester Rhythmus genügt, wenn Bauarbeiten, Sprechstunden und Beschlüsse jeweils in einem Satz erklärt werden. Bürgerfragen erhalten eine feste Antwortzeit, die Information bleibt neutral und steht parallel auf der Gemeindewebsite.

Für Ehrenamtliche und Gemeinderätinnen und Gemeinderäte zählt ein schmales Format: wenige feste Termine, ein Redaktionsplan und eine klare Trennung von Amt und Person. Hauptamtliche Amtsträgerinnen und Amtsträger ergänzen das Zusammenspiel mit der Verwaltung. Das Mentoring von creategy eignet sich nach Angaben des Anbieters auch für Kommunen und Verwaltungen.

Kandidatin und Verband im Vergleich

Eine Kandidatin im Bürgermeisterwahlkampf trennt Amt und Person, sobald sie bereits ein Amt innehat. Sie zeigt wiederkehrende Orte, nennt eine überprüfbare Aussage je Thema und kennzeichnet bezahlte Reichweite. Kurze Videos lohnen sich, wenn eine Person sie regelmässig aufnehmen, schneiden und untertiteln kann. Wer den Beitrag nur zwischen zwei Freundesposts sieht, soll nach fünf Sekunden wissen, worum es geht.

Ein Verband oder eine Fraktion hält ein Thema über Monate, etwa eine Gesetzesänderung oder eine lokale Entscheidung. Wiederholung, eine sichtbare Sprecherin beziehungsweise ein sichtbarer Sprecher und übereinstimmende Mitgliederinformation schaffen Wiedererkennung. Das folgende Video ergänzt die praktische Arbeitsweise mit anschaulichen Schritten.

Nach vier Wochen prüfen alle drei Teams dieselben Fragen. Welche Beiträge lösten eine qualifizierte Handlung aus, welche Fragen blieben unbeantwortet und welcher Kanal verlangt mehr Zeit, als er einbringt? Prüfen Sie auch, ob die Nebenbei-Kontakte verständlich waren: Wer nur kurz hinsieht, muss die Kernaussage trotzdem erfassen. So wird der Leitfaden zu einem Zuschnitt auf Zeit, Rolle und rechtliche Grenze.

Umgang mit Falschmeldungen und Empörung

Ein geschnittenes Video zeigt eine Gemeinderätin mitten im Satz, ein Kommentar nennt einen falschen Eröffnungstermin, und unter beiden Beiträgen sammelt sich Widerspruch. Wer den Feed ohne politischen Anlass öffnet, sieht zuerst diese Ausschnitte, nicht die Sitzungsvorlage. An dieser Stelle endet der Redaktionsplan. Die Mitteilung der Medienanstalt NRW zur forsa-Befragung berichtet, dass 24 Prozent der Befragten Social Media zur Information vor der Bundestagswahl nutzten, bei den unter 25-Jährigen waren es 59 Prozent; 52 Prozent hatten politische Wahlwerbung in sozialen Medien gesehen. Falschmeldungen und Hassrede gehören für viele Nutzerinnen und Nutzer zum Alltag. Daraus folgt keine Panik, sondern eine vorbereitete Entscheidung, bevor ein Beitrag große Reichweite erreicht.

Erst sichern, dann einordnen

Sichern Sie Beweise mit Datum, Konto und Link, bevor Ihr Team öffentlich diskutiert. Screenshots enthalten oft Namen und Profilbilder. Speichern Sie nur, was für die Prüfung nötig ist, und legen Sie vorher fest, wer sie sehen darf. Rollen und Freigabezeiten stehen fest, damit niemand im Einzelfall eine Sprachregelung erfindet. Eine Korrektur nennt die überprüfbare Tatsache zuerst, markiert Unsicherheit offen und verzichtet auf unbelegte Gegenangriffe. Hintergrund zu den typischen Gefahren in Social Media hilft bei der Vorbereitung solcher Lagen.

Lage	Erste Reaktion	Eskalation
Einzelner falscher Kommentar ohne Reichweite	Ignorieren oder knapp auf die vorhandene Quelle verweisen	Keine
Wiederholte Falschbehauptung mit Reichweite	Tatsache zuerst, Unsicherheit markieren, Quelle verlinken, Behauptung nicht ausschmücken	Pressesprecher oder Freigabe
Manipuliertes Video oder Deepfake	Sichern, nicht teilen, Sachverhalt in einem Satz	Plattformmeldung, bei Bedarf Presse
Koordinierte Empörung	Eine Sprachregelung, fester Antworttakt, keine Einzeldebatten	Leitung und Krisenverantwortliche
Drohung, strafbare Hassrede	Dokumentieren, nicht diskutieren	Plattform und Strafverfolgung
Wahlwerbung ohne Kennzeichnung	Anzeige stoppen, Sponsor und Kosten nachtragen	Interne Freigabe und Plattform

Nennen Sie die belegte Tatsache zuerst und wiederholen Sie eine Falschbehauptung nur so weit, wie die Einordnung sie braucht.

Üben Sie die Matrix mit drei erfundenen Fällen, beispielsweise einem falschen Eröffnungstermin, einem geschnittenen Video und einer Drohung im Kommentarbereich. Ein falscher Termin gehört in die erste Zeile, das Video in die dritte, die Drohung in die fünfte. Wenn alle Beteiligten dieselbe Eskalationsstufe wählen, gehört die Matrix als letzte Seite in Ihren Social Media Leitfaden.

Auswertung nach vier Wochen

Die Auswertung misst qualifizierte Handlungen. Dazu gehören ein Kommentar mit Ortsbezug, ein gespeicherter Beitrag, eine Direktnachricht mit einem Anliegen und eine Anmeldung zu einem Termin. Reichweite, Aufrufe und Likes liefern Kontext, entscheiden allein jedoch nicht über den Fortbestand eines Kanals.

Legen Sie die Kennzahl je Kanal vor dem ersten Beitrag fest und dokumentieren Sie Stichtag, Kanal und Wert. Bei bezahlter Reichweite prüfen Sie den Aufwand zusätzlich gegen Kosten und erreichte Zielgruppe. Notieren Sie auch Rückfragen am Telefon oder an der Infotheke, weil sie zeigen, ob eine Botschaft im zufälligen Feed verstanden wurde.

Kanal	Qualifizierte Handlung	Prüffrage	Entscheidung
Instagram	Speicherungen, Profilbesuche mit Folgeaktion	Erreicht das Bild die Zielgruppe ohne Vorwissen?	Format behalten oder ändern
Facebook	Kommentar mit Ortsbezug, Anmeldung	Kommen Anmeldungen zu Terminen zustande?	Termine weiter oder anders bewerben
TikTok	Gespeicherte Videos, Anfragen über Kommentar	Lohnt der Aufwand für eigene Kurzvideos?	Nur bei regelmässiger Produktion weiterführen
YouTube	Vollständige Wiedergabe, Anfrage	Liefert die Aufzeichnung eine Erklärung, die sonst fehlt?	Archiv und Verlinkung prüfen
Alle Kanäle	Bürgerfragen mit Antwort innerhalb der Frist	Wie viele Anfragen blieben liegen?	Zeitfenster und Vertretung anpassen

Beantworten Sie in einer festen Sitzung drei Fragen. Welche Beiträge haben eine qualifizierte Handlung ausgelöst, welche Bürgerfragen blieben wegen einer gerissenen Antwortzeit offen und welcher Kanal kostet mehr Zeit, als er an Handlungen bringt? Ein Kanal, der in zwei Auswertungen unter dem eigenen Schwellenwert bleibt, wird gestrichen oder mit einem neuen Format erneut geprüft.

Den Leitfaden in der nächsten Sitzung beschließen

Eine Sitzung reicht, wenn Sie den Leitfaden als Arbeitsdokument behandeln und nicht als Grundsatzerklärung. Er soll auch die Nebenbei-Kommunikation tragen, also Beiträge, die Menschen im Feed sehen, ohne nach Politik zu suchen. Fassen Sie den Beschluss in vier Schritten.

1. Fassung und Verantwortung festlegen. Bestimmen Sie eine Person, die den Text führt, Änderungen einträgt und die gültige Fassung an einem Ort ablegt. Legen Sie eine Vertretung fest und notieren Sie beide Namen im Protokoll. Ohne diese eine Stelle entstehen schnell mehrere Versionen, und im Alltag greift niemand mehr zur richtigen.

2. Termine eintragen. Tragen Sie drei Daten ein: den Start des Leitfadens, die erste Auswertung nach vier Wochen und die nächste Überarbeitung nach sechs Monaten. Die Auswertung prüft, ob die Regeln im Alltag funktionieren. Die Überarbeitung prüft, ob der Text noch zur Organisation passt.

3. Änderungen regeln. Halten Sie fest, wer kleinere Korrekturen allein eintragen darf und wer grössere Änderungen freigibt. Berühren Änderungen personenbezogene Daten, binden Sie die Datenschutzbeauftragte beziehungsweise den Datenschutzbeauftragten ein. Eine neue Regel tritt erst in Kraft, wenn sie im Protokoll steht und die gültige Fassung aktualisiert ist.

4. Einführung und Nachschulung. Benennen Sie die Person, die neue Mitarbeitende und neue Mandatsträgerinnen und Mandatsträger in den Leitfaden einführt. Setzen Sie einen Termin für die nächste kurze Einweisung.

Zum Schluss prüfen Sie, ob alle vier Punkte mit Namen und Datum im Protokoll stehen. Fehlt ein Datum, fehlt der Beschluss. Fehlt ein Name, fehlt die Umsetzung.